Les outils digitaux pour la productivité

Chaque semaine, les employés perdraient environ trois heures de travail dans des réunions inutiles . En outre, ils consacrent du temps à vérifier leurs mails et leurs notifications, et jonglent constamment d’un outil à l’autre. Résultat : les collaborateurs passent plus de temps à travailler sur des tâches peu productives qu'à forte valeur ajoutée. Afin de pallier ce problème, de nombreuses solutions numériques existent sur le marché. Quels sont les outils de productivité en ligne ? Quels sont les outils de digitalisation d'une entreprise ? Zoom sur les 7 outils digitaux pour la productivité.

#1 La plateforme collaborative tout-en-un

La plateforme collaborative permet d’accroître la productivité tout en rationalisant vos outils de travail. En tant qu'espace de travail intégré, elle offre une multitude de fonctionnalités visant à améliorer la communication et la collaboration.

Ces fonctionnalités de comprennent notamment :

• un système de messagerie électronique,
• une application de visioconférence,
• un agenda partagé pour une planification efficace des réunions,
• des feuilles de calcul et de traitement de texte,
• des logiciels de présentations,
• des services de stockage en ligne,
• un module de gestion de projet…

Parmi les plateformes capables de fluidifier la communication et le travail collaboratif au quotidien dans l’entreprise, Monday.com, Teamleader, Teamwork, Trello et Asana sont les plus populaires.

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#2 L’outil d’automatisation

Comment passer sous silence les logiciels d'automatisation ? L'automatisation est un élément essentiel de la productivité. Incontournables pour simplifier les tâches quotidiennes et les flux de travail, ces outils sont capables de créer des alertes, sauvegarder des données, envoyer des e-mails automatiques, ou encore ajouter des contacts à une liste.

Parmi les outils de ce domaine :

• Zapier est l’outil de référence pour créer des workflows. Il permet de connecter toutes vos applications, sans nécessairement des compétences en programmation.
• Make (anciennement Integromat) se veut convivial et facile à utiliser. Ce logiciel offre aussi des fonctionnalités puissantes pour automatiser diverses tâches.

Ces outils d'automatisation simplifient la gestion d’activités répétitives, permettant ainsi d'économiser du temps et d'optimiser l'efficacité au sein de votre entreprise.

#3 L’outil de gestion du temps

Les outils de gestion du temps s’affichent comme de précieuses ressources pour améliorer la productivité, en vous aidant à gérer efficacement votre emploi du temps. Ces outils digitaux pour la productivité permettent de calculer le temps alloué à chaque projet, mais aussi d'organiser vos tâches par ordre de priorité. Rien de mieux pour rester concentré.

Quelques outils de time tracking qui pourraient vous intéresser :

• Freedom vous aide à vous concentrer pleinement sur votre travail en bloquant toutes les notifications indésirables de vos appareils.
• Hubstaff vous permet de mesurer facilement la productivité et de suivre votre travail en temps réel, où que vous soyez. Cet outil se révèle donc particulièrement utile pour la gestion du temps à distance.
• Clockify, un logiciel de gestion du temps gratuit pour visualiser combien de temps vous consacrez à chaque tâche. Celui-ci vous aide à identifier des opportunités d'amélioration dans votre gestion du temps.

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#4 Le logiciel de carte mentale

Vous êtes à la recherche d’un logiciel capable de structurer vos réflexions et vos projets ? Les cartes mentales (mind maps) seront de précieux alliés à votre communication. En quelques mots, la cartographie mentale sert à vous exprimer de manière intuitive et organiser vos idées en visuels. Il est possible d’associer le mind-mapping à du brainstorming, mais plus organisé. En effet, vous démarrez votre réflexion par les grandes idées en terminant avec les plus petites.

Parmi les principaux outils de carte mentale, on retrouve notamment :

• Coggle pour commencer simplement à faire des cartes mentales. Il est plutôt adapté à un usage occasionnel.
• MindMeister pour brainstormer et collaborer avec votre équipe.
• MindNode, une application de carte mentale pour les utilisateurs d’appareils Apple.
• Lucidchart pour créer des diagrammes intelligents et stimuler l’innovation.

#5 L’outil de veille

Quel que soit votre secteur professionnel, l'outil de veille se révèle indispensable. En effet, il est important de rester informé des dernières actualités, tout en vous inspirant des pratiques de vos pairs. Afin de vous aider à améliorer votre veille et rester compétitif :

• Talkwalker Alerts vous offre la possibilité de créer des alertes sur n'importe quelle thématique. Directement sur votre boîte mail, vous recevrez les contenus de veille qui vous intéressent,
• Feedly est un agrégateur de flux RSS permettant de suivre différents types de contenus, tels que des blogs, des newsletters ou des réseaux sociaux,
• Flipboard est idéal pour faire de la veille en créant votre propre mur de contenus. Vous pouvez organiser et visualiser les informations recensées de façon attrayante.

#6 Le gestionnaire de mot de passe

Qui n'a jamais oublié l’un de ses mots de passe professionnels ? En utilisant un gestionnaire de mot de passe, vous ne perdrez plus de temps à les chercher (ou pire, à les réinitialiser). Ce « coffre-fort numérique » vous permet de centraliser tous vos mots de passe en un seul endroit, tout en facilitant le partage avec vos collègues. Fini les tracas avec ces outils digitaux pour la productivité !

Parmi les meilleurs gestionnaires de mots de passe :

• Bitwarden est un outil open source permettant de stocker en toute sécurité vos mots de passe personnels.
• Dashlane sauvegarde automatiquement vos mots de passe et vos informations de paiement, de manière sécurisée.
• LastPass stocke et sécurise vos données sensibles, offrant une solution fiable pour la gestion des mots de passe.
• 1Password est adapté aux développeurs et aux grandes entreprises, offrant des fonctionnalités avancées de gestion des identifiants.

#7 La suite bureautique en ligne

Vous passez beaucoup de temps à créer des présentations et à rédiger des documents avec vos collègues ? L'utilisation d’une suite bureautique en ligne peut largement simplifier votre quotidien. Stockez, partagez, co-éditez des documents à plusieurs, en temps réel. Plus besoin d’envoyer vos documents pour validation par e-mail !

Si vous recherchez une solution dédiée à la suite bureautique, plusieurs options s’offrent à vous : OnlyOffice, LibreOffice, Microsoft 365, Google Workspace... Ces suites bureautiques proposent des versions gratuites et payantes. À vous de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.

Dans le cas où vous préfériez des outils digitaux pour la productivité, qui combinent la collaboration, la communication et la bureautique, envisagez plutôt une plateforme collaborative. WPS Office ou Talkspirit vous autorisent à partager, collaborer sur des documents et communiquer avec vos équipes au même endroit. Résultat : la gestion de vos tâches professionnelles est simplifiée !

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